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¿Cómo prepararte para una presentación importante?

Realizar una presentación o exponer ideas de manera efectiva es crucial para muchos puestos dentro de las empresas. Y no solamente te aplica si trabajas en una empresa, si eres dueño de un negocio y tienes que hacer un pitch las siguientes recomendaciones te ayudarán a prepararte mejor para el gran día.

Tim Calkins, autor del libro “How to Wash a Chicken: Mastering the Business Preparation”, da cuatro recomendaciones muy útiles para preparar y dar una presentación con seguridad y soltura.

Dedicar tiempo a la preparación

La preparación siempre comienza desde que se tiene una fecha en concreta para hacerla. Calkins dice que “Muchos ponentes se preocupan por su manera de dar la presentación, su respiración y sus movimientos en la sala” cuando “en realidad, lo que deberíamos hacer antes de una presentación es dedicar más tiempo a reflexionar sobre nuestros oyentes, formular una recomendación que sea lo más clara posible y encontrar un hilo narrativo que sea claro y lógico”. Aquí es muy importante recopilar todo tipo de información, redactar la presentación y pensar en las opiniones o dudas que se puedan presentar durante la ponencia.

Encontrar la narrativa

Calkins sugiere que los que van a presentar se fijen un objetivo (la recomendación o la idea principal) para determinar los argumentos claves que puedan utilizar para justificarlo. También menciona que a partir de definir un objetivo es muy fácil estructurar la presentación, ya que solamente hay que decidir qué información hay que poner al principio, en medio y al final.

Calkins recomienda comenzar con el status quo de la empresa, seguido de una breve reseña de los antecedentes que dieron lugar a su desarrollo. "Si el público no sabe mucho acerca de nuestro negocio, un poco de historia puede ser útil para comprender mejor la situación”.

Se deben conectar cada uno de los puntos para que la presentación sea lo más parecido a estar contando una historia.

Cerciorarse de que los datos apoyen a la narrativa

Los datos son el soporte clave para construir un argumento razonado y bien fundamentado, pero hay que ejercer bien el juicio: lo bueno, si no es breve, no siempre es bueno. Los datos en exceso pueden entorpecer el flujo de la presentación y frustrar a los oyentes hasta el punto de que se distraigan y pierdan el hilo.

Calkins recomienda que, en lugar de utilizar todos los datos que tenemos, hay que seleccionar los que más ayuden a respaldar los argumentos y que ayuden al siguiente slide de la presentación. Además, se deben cuidar las fuentes de los datos, ya que deben ser fidedignas y que haya una investigación que los respalden.

Utilizar un lenguaje sencillo

Muchas personas al dar una presentación utiliza lenguaje muy rebuscado, que puede ser una señal de parecer o dar a entender de que son inteligentes. Es mucho mejor utilizar palabras sencillas que sean más comprensibles y fáciles de digerir.

"Cuanto más simples y breves las palabras, más convincentes son", dice Calkins. "Y ese es el secreto de toda presentación. Si parece fácil, sencilla y lógica, se entenderá, se aceptará y se aprobará".

Ya que estás preparado y planeaste como hacer una presentación, es importante que tomes en cuenta estos tips para antes de exponer tus ideas.

1) Conoce bien el material que vas a utilizar

Repasa la estructura de la presentación días antes y si puedes grábate haciendo la presentación para que revises algún error que puedas tener. Conoce el programa con el cual te vas a apoyar, puede que tu presentación contenga muchas ayudas visuales o algunos bullet points.

2) Se entusiasta

Necesitas inspirar confianza desde el principio de la presentación, es por eso que si llegas con energía la contagies desde el segundo uno de tu pitch. Trabaja en tu lenguaje corporal; habla claro y fuerte; mantén contacto visual; y puedes caminar por la sala de juntas o el escenario.

Antes de entrar, haz unos ejercicios de calentamiento y ejercicios vocales, escucha música o lee frases inspiracionales, toma suficiente agua y ten una botella de agua a la mano. Y lo más importante es entrar relajado y con confianza de que darás la mejor presentación.

3) Llega al lugar de la presentación con tiempo

Organízate y llega al lugar donde darás la presentación por lo menos una hora antes, esto para reconocer la sala de juntas o el escenario. Configura todo lo que necesites, como conectar la computadora al proyector y si es necesario un micrófono.

Si el sitio ya tiene todo el equipo configurado, asegúrate de que todo sea compatible y funciona bien. Transfiere tus archivos a una USB o descárgalo desde el correo electrónico o nube. Es importante que si en tu presentación vas a proyectar un video, este se encuentre en la misma carpeta dentro de la memoria. Si el video lo vas a proyectar desde algún sitio web, debe estar precargado para evitar perder tiempo. Recuerda que generalmente tendrás un lapso de tiempo corto para la presentación.

4) Vístete formal pero cómodo

Lauren McGoodwin, founder y CEO de Career Contessa recomienda que “Cuando te vistas para una presentación, es importante ponerse algo con lo que te sientas cómodo y te sientas con confianza”.

También menciona que debes usar algo que te permita moverte y gesticular libremente. Pero independientemente de lo que uses, es importante ser tu mejor yo. Muchas personas se ponen nerviosas al hablar enfrente de una audiencia, así que hay que ensayar de antemano y pedirle a un amigo o colega que te de una crítica objetiva.

Si eres de los que se pone nervioso cambiando el peso de una pierna a otra, moviendo demasiado las manos, temblando, entre otras, es buena idea tomar nota de todo eso y trabajar para establecer una presencia firme en el escenario antes del gran día.

Adopta tu posición natural, mantén tu comportamiento diario y saca lo mejor de ti. Si estás cómodo parado y no te gusta moverte por el escenario, está bien lo puedes hacer. Si tu voz es suave, no es necesario que grites, puedes conseguir un micrófono.

5) Recuerda la regla 10-20-30

Guy Kawasaki, dueño de un Venture Capital, después de muchas malas exposiciones creó estas simples reglas para que una presentación no se volviera repetitiva y aburrida.

10 diapositivas brindan a los presentadores una gran cantidad de espacio para resumir su argumento. Más información y la audiencia probablemente perderá el foco y se quedará dormida.

20 minutos es el tiempo que una persona promedio puede prestar atención sin perder la cabeza divagando. Kawasaki dice que, en un mundo ideal, los últimos 40 minutos de la hora del presentador se utilizarán en una sesión de preguntas y respuestas.

Un tamaño de fuente de 30 puntos significa que todos pueden leer una presentación, incluso desde el fondo de la sala, y el presentador se ve obligado a poner un mínimo de texto en la pantalla.

6) Empieza la presentación fuerte

Vivimos en una era en la que el público tiene poca capacidad de atención y espera entretenerse. Comienza tu presentación de negocios con una “explosión” para marcar la pauta para el resto de su presentación.

Puedes comenzar con una estadística que sorprenda a la audiencia para que se siente y tome nota o con una cita que los haga escuchar instantáneamente. O también puedes empezar con una imagen interesante, un video que llame la atención o una historia personal conmovedora.

Recuerda que las primeras impresiones lo son todo. Debes transmitir a la audiencia que tu pitch valdrá la pena y que no es solo una presentación común y corriente.

7) Interactúa con la audiencia

Una presentación de negocios puede volverse aburrida e inducir el sueño muy rápido si simplemente hablas hacia la audiencia en lugar de hablar con ellos. Convierte la exposición en una conversación al involucrar a su audiencia en la discusión. Hazles preguntas, toma sus comentarios y conéctate con ellos a través de anécdotas ("Sé que todos nos hemos sentido así").

Interactuar con la audiencia durante tu presentación comercial ayudará a prevenir la temida "muerte por PowerPoint" y los mantendrá despiertos y atentos.

8) Utiliza ayudas visuales

Los elementos visuales ayudan a las personas a retener información durante períodos de tiempo más prolongados, así que utilizalos generosamente a lo largo de tu presentación para asegurarse de que el mensaje llegue claro.

Y no, las ayudas visuales no necesariamente significan aburridas diapositivas de PowerPoint.

Las imágenes, los videos y el arte también son excelentes medios para transmitir tus puntos e intrigar a la audiencia. Los diagramas de flujo visuales pueden ayudar a resumir temas complejos.

Si colocas viñetas en la pantalla, asegúrate de que estén visibles y condensadas. Nadie quiere ver párrafos completos ahí arriba cuando les hablas al mismo tiempo.

9) Prepárate para preguntas difíciles

Prepárate para la sesión de preguntas y respuestas. Lo que contestes a las preguntas puede deshacer toda la presentación. Un buen presentador conoce completamente el material y está listo para enfrentar las preguntas difíciles.

10) Toma Neurokick antes de la presentación

Si te tomas una o dos cápsulas de Neurokick antes de la presentación, ordenarás mejor tus ideas, tendrás ese boom de energía que necesitas para conectar a la audiencia, dejarás atrás los nervios del gran día y no dejarás en el olvido ningún punto importante.

Fuentes:

https://insight.kellogg.northwestern.edu/es/article/4-key-steps-to-preparing-for-a-business-presentation

https://visme.co/blog/business-presentation/