Este sitio web tiene ciertas restriucciones de navegación. Le recomendamos utilizar buscadores como: Edge, Chrome, Safari o Firefox.

Carrito

Tu carrito está vacío

Continúa comprando

¿Cómo priorizar para resolver múltiples problemas?

Una de las cosas con las que más sufrimos los emprendedores, ejecutivos y trabajadores es aprender a priorizar las cosas en el trabajo. Con tantas cosas por hacer, correos electrónicos a todas horas, y altas expectativas en nosotros y con nuestro grupo de trabajo, decidir que merece nuestra atención puede ser verdaderamente abrumador.

Sin embargo, aprender el arte de priorizar puede cambiarnos la vida. Conocer nuestras prioridades reduce el estrés y nos enfocamos mejor. Aprender a decir NO, puede incrementar nuestra productividad y el manejo del tiempo, así como ayudarnos a tener un balance entre trabajo y vida social (aquí incluimos familia, amigos, hobbies, ejercicio, etc.). Con estas estrategias puedes crear límites y barreras dentro de tu día laboral.

Una vez que aprendes a priorizar las tareas y tu tiempo, verás que todo el trabajo que sientes que es “urgente” de verdad no necesita de tu atención o, al menos no en ese momento.

Los elementos para priorizar el trabajo son simples (es decir, saber que tareas deben realizarse y clasificarlas por importancia), pero están lejos de ser una labor fácil.

Cuando las prioridades se acumulan, es necesario un sistema claro que te lleve de estar abrumado a tener las cosas bajo control. Queremos presentarte las mejores estrategias sobre como priorizar tus tareas diarias, optimizar tu tiempo y concentrarte en el trabajo que más importa.

¿Cómo priorizar tus tareas y tu tiempo?

1. Escribe todas tus actividades en una Máster List y luego divídelas por objetivos mensuales, semanales y diarios

Es imposible priorizar tus tareas si están flotando por tu cabeza. Es por eso que debes empezar a escribir todo en una Máster List. Piensa en esto como un vaciado de tu cerebro, sacando todo lo que te robe la atención y plasmándolo en un documento.

La herramienta que utilices para anotar todas estas actividades no importa (tan sencillo como una hoja de papel o tan complejo como un software de Project Management), siempre y cuando esta sea de fácil acceso y de actualizar cuando existan nuevas prioridades.

Una vez que hayas creado la Máster List, notarás rápidamente que hay actividades que merecen más o menos niveles de atención. En esta tendrás las tareas que se necesitan hacer hoy, los proyectos en los que trabajar esta semana o mes, y las metas a largo plazo que te hacen sentir realizado.

Trabajando desde la Máster List comienza a priorizar las tareas por objetivos mensuales, semanales y diarios.

El consultor de productividad Brian Tracy explica que: la lista mensual se extrae de la Máster List, la lista semanal sale de la lista mensual y la lista diaria se saca de la lista semanal. De esta manera, las prioridades diarias siempre estarán alineadas con los objetivos más importantes.

Este método de priorización ayuda también a combatir el problema que tenemos con la finalización, es decir nuestra tendencia a concentrarnos en terminar las pequeñas tareas en vez de trabajar en tareas más grandes y complejas.

Cuando las actividades diarias se extraen de una lista más grande, te aseguras que siempre vas a estar trabajando en cosas significativas, no solo urgentes.

2. Separa lo urgente de lo importante con la Matriz de Eisenhower

Eisenhowet fue presidente de Estados Unidos y él utilizaba una matriz para hacer un “time management”.

La Matriz de Eisenhower se puede resumir en los siguientes puntos:

  • Urgente e importante: necesitas hacerlo y sin esperar más tiempo.
  • Importante y no urgente: necesitas hacerlo pero no en ese momento.
  • Urgente y no importante: se tiene que hacer pero alguien más debería de realizarlo.
  • No importante y no urgente: elimínalo de tu agenda.

Te recomendamos que empieces enfocándote en el apartado de importante pero no urgente. Una vez que categorices todas las actividades en esta tabla, podrás tener tiempo para realizar las actividades más importantes de una manera sistemática y eficiente, eliminando las actividades que no necesitan de tu atención.

3.Clasifica tus tareas diarias por su verdadera prioridad con el Método Ivy Lee

Este método consiste en que al final de cada jornada laboral, debes escribir las seis cosas más importantes que necesitas para conseguir los objetivos planteados del día siguiente. No debes escribir más de seis tareas por cumplir.

Después debes priorizar estas seis tareas por orden de importancia. Al comenzar tu día de trabajo el día siguiente, concéntrate únicamente en la primera tarea. Trabaja en ella hasta terminarlas, luego puedes continuar con el número dos de la lista.

Continúa del mismo modo con el resto de las tareas, al final del día mueve las tareas que quedaron pendientes a una nueva lista para completar al día siguiente. Debes repetir este proceso al final de cada una de las jornadas laborales; si es viernes o sábado, deja la lista de tareas lista para comenzar la semana priorizando.

Aquí es importante mencionar, que pueden surgir distracciones y emergencias que no se pueden predecir. Ignora las distracciones, atiende las emergencias y en cuanto puedas vuelve a tu lista de prioridades.

Limitarte a seis actividades (o menos) cada día crea una restricción que te obliga a priorizar adecuadamente y así, mantenerte enfocado en una sola tarea a la vez.

4. Separa las tareas con prioridades similares utilizando el método ABCDE

El método Ivy Lee es excelente para priorizar las tareas diarias, todavía hay una parte que no está del todo clara: ¿cómo se sabe la “verdadera importancia” de una tarea?

Cuando trabajas en actividades complejas o haces malabares con múltiples roles, el Principio de Pareto y la Matriz de Eisenhower no son suficientes.

Aquí es donde radica la importancia que tiene el método ABCDE de Brian Tracy. En lugar de mantener todas las tareas en un solo nivel de prioridad, Tracy ofrece dos o más niveles para cada una de las actividades.

Así es como funciona:

  • Revisa tu lista y determina una letra de la A a la E (la A es la prioridad más alta).
  • Para cada trabajo que tenga una A, asígnale un número que indique el orden en el que lo harás.
  • Repite con todas las tareas hasta que todas tengan letras y números.

5. Establece un “tono productivo”: Hacer el trabajo más importante primero

Una vez que hayas priorizado las tareas más importantes (en cualquiera de los métodos que te presentamos), es hora de elegir realmente como atacar el día.

Cómo empiezas el día marcará la pauta para el resto del día, es por eso que tomar dos cápsulas de Neurokick al despertar te ayudará a “romperla”, y atacar el día con toda la motivación, inspiración y energía.

A menudo, acabar una tarea complicada y tediosa pero importante, te da ese impulso que necesitas para continuar con las demás actividades. Gana una batalla pequeña pero importante y estarás motivado por el resto del día.

6.Elimina los objetivos que son buenos pero no lo suficiente con la estrategia de 2-Listas de Warren Buffet

No importa lo eficiente que seas cada día si estás trabajando en el objetivo incorrecto. Por eso es una buena idea reevaluar periódicamente los objetivos y prioridades a largo plazo para asegurarte que estás yendo por el camino correcto.

Warren Buffet sugiere lo siguiente:

  1. El primer paso es escribir tus 25 objetivos principales. Pueden ser metas que quieres alcanzar en tu vida personal, metas profesionales, metas educativas o cualquier cosa que le quieras dedicar tu tiempo.
  2. El segundo paso es encerrar en un círculo los cinco objetivos principales en esa lista.
  3. Y por último, cualquier objetivo que no circulaste se debe incluir en una lista de “evitar a toda costa”. En lugar de dedicarles tiempo cuando estés desocupado, debes evadirlos activamente. Estas son las tareas que aparentemente son lo suficientemente importantes como para que les pongas atención, pero en realidad te están desviando de tus prioridades a largo plazo.

7. Evita caer en la falacia del costo hundido

A medida que realizas estos ejercicios de priorización, es importante tomar en cuenta ser flexible. Nadie sabe lo que depara el futuro y, al final, priorizar y planificar son supuestos.

Los seres humanos somos especialmente susceptibles a la “falacia del costo hundido”, un efecto psicológico en el que nos sentimos obligados a seguir haciendo algo solo porque ya le hemos dedicado tiempo y esfuerzo. Pero la realidad es que no importa el tiempo que se haya dedicado a una tarea, si esta no está enfocada hacia los objetivos planteados a largo plazo. Recuerda que los recursos materiales siempre pueden volver, pero el tiempo es algo que nunca podemos recuperar.  

8. Realiza las actividades más importantes en tus horas más productivas

Puedes potenciar tu productividad combinando las prioridades de tareas y tiempo. Todos pasamos altibajos naturales de energía y concentración a lo largo del día, pero con Neurokick puedes minimizar esas horas en donde estás más cansado, sin energía y te cuesta mucho concentrarte.

Hay ciertos momentos durante el día que naturalmente son más productivos. Debes encontrar esas horas para trabajar tus prioridades más altas. Generalmente esos instantes son a primera hora de la mañana, ya que descansaste del día anterior, no has revisado infinidad de correos, no estás abrumado con tanta información y no has tenido que resolver tantos problemas.

Te recomendamos implementar estas herramientas de priorización poco a poco, recuerda que solamente hay que ser 1% mejor que el día anterior. “Pequeños cambios diarios marcan grandes diferencias”.

Fuentes:

https://blog.rescuetime.com/how-to-prioritize/

https://www.entrepreneur.com/article/268667