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¿Cómo sobrevivir un día con agenda llena?

¿Alguna vez has sentido que el día, semana o mes no te alcanzan para terminar todos tus objetivos y metas? ¿Sientes que por más que haces cosas el trabajo no disminuye, acumulas cansancio, estás bloqueado y tienes muchas cosas en la cabeza? A continuación te presentamos unos tips para organizar mejor tu día y liberar temas de tu agenda.

Haz una lista de tareas

Anota todos los temas que tengas pendientes, no te fíes de tu memoria, porque es muy fácil olvidarse de las cosas. Anótalas en algún cuaderno o agenda para tener algo tangible que muestre todo lo que tienes en la cabeza.

Hay herramientas muy buenas como Google Calendar, Evernote, Trello, entre otras que te ayudarán a tener un día mucho más organizado.

Define las tareas a realizar desde la noche anterior

Ve la agenda que tienes para el día siguiente y trata de ordenarla lo mejor posible tomando en cuenta tus descansos. Ordena las actividades por importancia y recuerda que todos los días son diferentes.

Categoriza las tareas en las diferentes áreas de tu vida

La Rueda de la Vida es una herramienta simple pero poderosa que te ayuda a visualizar todas las áreas importantes de tu vida a la vez. Diferentes coaches la utilizan a menudo para ofrecer a sus clientes una visión "a simple vista" de sus vidas. Al observar una representación visual de todas las áreas de tu vida a la vez, la rueda te ayuda a comprender mejor cuáles de las áreas de su vida están floreciendo y cuáles necesitan más trabajo. 

Da prioridad a las cinco o diez tareas más importantes

Es importante que le asignes prioridades a las tareas, una herramienta súper eficiente para priorizar es la “Caja de Eisenhower”.

El método 1, 2, 3 también funciona para priorizar las actividades más importantes. Para usar este método, primero debes hacer una lista de todas las cosas pendientes de ese día, de forma aleatoria (sin importar la hora o urgencia de la tarea). Una vez que tengas toda la lista en vertical debes poner dos columnas, en la primera escribe la clasificación de la prioridad de acuerdo con esta escala:

  1. Las tareas urgentes o que deben realizarse a primera hora del día. Son prioridad 1 las que son indispensables (por ejemplo: entregar el reporte del día anterior, junta diaria con tus colaboradores, etc.).
  2. Son tareas que necesitas hacer en el día, pero que no tienen un horario fijo. Son importantes pero no urgentes (por ejemplo: revisar el coreo, recoger ropa de la tintorería, etc.).
  3. Numera así las cosas que harías ese día siempre y cuando te dé tiempo de hacer y que pueden esperar un día más a ejecutarse porque tienes suficiente antelación (por ejemplo: hacer cita para cortarte el pelo, llamarle a tu siguiente prospecto de venta, etc.).

En la segunda columna pon el tiempo estimado que te llevará hacerlo, en minutos, e incluye también lo que tardarás, aproximadamente, en desplazarte, en caso de que tengas que moverte.

Este listado te dará una visión real de tu tiempo, porque la suma total de los minuto nunca debe ser mayor al tiempo del que dispones durante el día. Es decir, si tienes ocho horas, no debe ser mayor a 480 minutos.

Si no tuviste tiempo de realizar las actividades con prioridad 3 las puedes acomodar al otro día con una priorización mayor, si es que no pueden esperar.

El método semáforo también es otra técnica fácil de seguir y utilizar. Usas los tres colores del semáforo: verde si la tarea está hecha, amarillo si está por completarse, y rojo si no la has cumplido. Solamente al final del día tienes que poner los colores a todas las actividades que tienes apuntadas en tu agenda, si dejaste unas en amarillo o rojo al otro día las puedes retomar dándoles prioridad sobre otras menos importantes.

Haz primero las actividades más difíciles

Las tareas más difíciles o duras son las primeras que deberían de terminarse. Por la mañana intenta hacer las actividades que te cuestan más trabajo y que necesitas más energía, así sentirás un alivio. Una vez que terminas de realizar estas tareas, podrás lidiar con las demás más tranquilo y menos estresado. Te recomendamos que no empieces otra actividad antes que termines una que sea más difícil.

Agrupar tareas similares

Esta técnica también es conocida como “batching de tareas” ya que trabajar por lotes de tareas que comparten un contexto parecido te ayudará a aprovechar mejor los recursos. Por ejemplo, es mucho más efectivo tomarte una hora para contestar todos los correos urgentes a estarlo haciendo durante el día en lapsos cortos de tiempo.

Instala aplicaciones para estar más enfocado

Si quieres evitar caer en la tentación de estar navegando por la web en vez de estar trabajando, puedes utilizar los siguientes bloqueadores web que te ayudan a no poder ingresar a las páginas que tú le pongas. Puedes colocar aquí las páginas en las que más pierdes tiempo y procrastinas como las redes sociales, noticias, deportes, etc.

Unos ejemplos a continuación:

  • Stay focused: extensión de Google Chrome en la que puedes configurar los diferentes sitios web, el tiempo de bloqueo y varios parámetros más.
  • Cold Turkey: aplicación para Windows totalmente gratuita muy similar a Stay Focused.
  • Self Control: parecida a las dos anteriores pero su diferencia es que funciona con Mac.

Delegar el trabajo

Puedes hacer un análisis de todas las actividades que realizan durante un mes y ver cuáles son las que puedes delegar o compartir el trabajo. Si tienes una empresa hay servicios que puedes subcontratar para no perder tiempo y enfocarlo en algo más productivo.

Si eres líder en una empresa o dueño del negocio tienes que empezar a confiar en que tu equipo hará las actividades que puedes delegar. Hay aplicaciones que te ayudan a gestionar actividades con tus equipos. Por ejemplo:

  • Asana: aplicación web y móvil para la comunicación y colaboración en equipo donde puedes crear tareas, calendarizar, comentar, incluir archivos, entre otras cosas.
  • Toggl: aplicación que funciona para medir el tiempo que te tardas en cada tarea. Esta herramienta te ayudará a priorizar.
  • Microsoft Teams: para la comunicación dentro del equipo, se pueden crear chats en vivo donde se comparten documentos o puedes hacer un meeting.
  • Google Drive: se puede trabajar sobre el mismo fichero sin que varias versiones del mismo documento circulen, además de poder compartir los documentos importantes.

La importancia del descanso

Nuestros cerebros necesitan tiempo para descansar y despejarse para almacenar, relacionar y crear nuevas ideas. Por eso es importante que te tomes unos descansos, puedes probar con 10 minutos cada 50 minutos de trabajo. Utiliza este tiempo para relajarte, estirarte o tomar un pequeño paseo, escucha música relajante, tómate un café o un té o simplemente pasa este tiempo en silencio.

En grandes empresas, muchos de los directivos toman “walking meetings” para evitar la saturación de información y estar en un ambiente más relajado donde las ideas fluyan.

Elimina las distracciones

Nuestro cerebro no tiene la capacidad para procesar en paralelo, sino que va saltando su atención de una actividad a otra. Procura trabajar de forma continuada y en una sola cosas a la vez eliminando el famoso “multitasking”. Las interrupciones rompen la concentración y tardamos en volver a conectar, nos hace ser más lentos, se cometen más errores y nos genera ansiedad.

Establece horarios para revisar tu correo electrónico y recibir llamadas. Y por supuesto si necesitas estar muy concentrado en una actividad, evita las redes sociales, pon en silencio tu celular, etc.

Mantén ordenado tu espacio de trabajo o tu oficina, ya que inconscientemente el orden de nuestro entorno físico ayuda al orden mental.

Toma dos cápsulas de Neurokick en la mañana

Tomar dos cápsulas de Neurokick por la mañana antes de desayunar te mantendrá alerta, con las ideas más claras y con la energía necesaria para terminar las actividades que sean más complicadas y te demanden más atención.

Fuentes:

https://www.sngular.com/es/como-sobrevivir-a-una-agenda-sobrecargada-dia-a-dia/

https://psicologia-estrategica.com/organizarme-mejor-sentir-aprovecho-tiempo/

https://blog.soyrappi.com/agenda-personal/